Neater per le banche

Istituto di Credito Cooperativo tra i più grandi in Italia con oltre 60000 soci e decine di filiali distribuite in molte province italiane. L’azienda fa parte di un gruppo bancario cooperativo composto da più di 140 istituti presenti sul territorio nazionale ed opera in ottemperanza agli obblighi normativi di Basilea 3

Con un patrimonio immobiliare complesso e diversificato distribuito su un territorio piuttosto vasto, la Banca ha individuato quasi quindici anni fa la necessità di dotarsi di un sistema informativo in grado di gestire centralmente i dati, non sempre chiari e coerenti, relativi agli immobili delle proprie filiali. I dati del portfolio immobiliare infatti avevano la necessità di diventare omogenei man mano che l’istituto acquisiva banche di credito cooperativo più piccole, ciascuna delle quali aveva metodi e sistemi informativi differenti. Lo stesso problema riguardava la gestione delle chiavi, degli asset e degli impianti del portfolio (dalla manutenzione alla acquisizione e dismissione delle filiali, dal tracciamento degli spostamenti di asset e personale al monitoraggio dei flussi a magazzino).   

La sfida è stata quella di:

• Acquisire in un unico database tutti i dati relativi al portfolio immobiliare.
• Centralizzare la gestione dei servizi e della manutenzione (sede centrale e istituzionale e filiali) automatizzando un processo di richieste di intervento lento e farraginoso.
• Integrare la gestione del portfolio immobiliare con l’ERP aziendale al fine di gestire assegnazione degli asset ai propri dipendenti e consulenti.
• Attivare la gestione dell’intero ciclo di vita degli asset sia personali che tecnici.
• Gestire un flusso tracciabile delle chiavi di accesso e della sicurezza.
• Gestire un inventario degli asset e dei prodotti presenti a magazzino ed integrare questa gestione con le assegnazioni e le installazioni degli stessi negli ambienti di lavoro.
• Gestire le richieste di intervento in modalità estesa (non solo ticket di manutenzione ma anche processi operativi interni).

Semplice, veloce e flessibile, TRIRIGA ha offerto una combinazione completa di applicazioni in un’unica piattaforma, per massimizzare le performance del ciclo di vita delle facility e assicurare la preparazione necessaria ad affrontare le esigenze future.

TRIRIGA è stata selezionata

• Perché in grado, in un unico applicativo e con una sola tecnologia di gestire le transazioni immobiliari, i contratti immobiliari, la contabilità dei contratti d’affitto e di altri processi correlati.
• Per  la chiarezza e la semplicità con cui i tool della piattaforma mettono ordine nei dati di portfolio, nonché per la completezza delle funzionalità che permettono di ottimizzare e semplificare questo tipo di dati (elemento cruciale e decisivo per avviare il progetto). 
• Per la semplicità di integrazione con il sistema di gestione della contabilità adottato (SAP).
• Per la presenza di strumenti di reportistica avanzata  in grado di offrire in real time ai gestori lo stato e la condizione degli asset gestiti.
• Per la presenza di uno strumento di gestione delle richieste di servizio non limitata alla generazione di task manutentive ma in grado di attivare ulteriori processi interni dell’organizzazione (gestione movimentazioni, gestione processi, change management ecc.).
• Per la presenza di un modulo specifico dedicato alla gestione delle chiavi di accesso per mezzi forti.
• Per la presenza di un avanzato sistema documentale integrato.

Il cliente con il progetto di gestione integrata del workplace su base tecnologica IBM TRIRIGA: 

• Dispone ora di dati del portfolio immobiliare affidabili, aggiornati e completi e può fornire al management finanziario e a quello delle facility  gli elementi utili per incidere velocemente e puntualmente. 
• Ha eliminato l’utilizzo di sistemi informativi isolati ereditati dall’acquisizione di altre organizzazioni che ostacolavano la capacità di gestire il patrimonio con dati affidabili e aggiornati. 
• Ha eliminato l’utilizzo di sistemi informativi che richiedevano il passaggio dei dati tra sistemi con integrazioni temporanee o da aggiornare continuamente che rendevano macchinoso il trasferimento dati. 
• Ha eliminato l’utilizzo di file excel complessi e difficili da consultare con spreco di tempo e di risorse umane necessari per il loro aggiornamento.
• Ha semplificato e ottimizzato la gestione delle movimentazioni dei dipendenti tra dipartimenti e/o filiali, riuscendo a monitorare le assegnazioni dei beni sensibili.
• Ha definito un processo ed uno strumento per il tracciamento e l’organizzazione dei flussi di change management.
• Gestisce in modo centralizzato e trasparente la movimentazione e la localizzazione degli asset distribuiti nelle sedi e nelle agenzie.
• Ha organizzato in modo puntuale i vari magazzini distribuiti sul territorio permettendo ai gestori di coordinare centralmente transazioni di materiale tra magazzini.
• Ha introdotto la digitalizzazione della gestione anche nei dipartimenti tipicamente poco propensi all’utilizzo di strumenti informatici grazie alla semplicità d’utilizzo delle funzioni di self-service presenti nei moduli Operations e Facilities Management.