Neater per l'industria

Azienda leader del settore petrolifero italiano per importanza e dimensioni, uno dei principali player italiani del settore dell’energia. La società è attiva nell’intero ciclo integrato del downstream petrolifero, dalla raffinazione al consumatore finale grazie ad una rete capillare di stazioni di servizio distribuite sull’intero territorio nazionale.

Nel 2020 il CLIENTE, come molte grandi organizzazioni ha dovuto affrontare  i gravi problemi creati dalla pandemia di COVID-19 ed il 2021 è stato l’anno in cui l’azienda  ha iniziato a pensare ad una riorganizzazione del workplace in funzione del ritorno al lavoro dei dipendenti. Contestualmente a questo nuovo indirizzo strategico è stato approvato il progetto di ristrutturazione dell’headquarter.

La sfida è stata quella di:

• Coniugare un workplace innovativo, flessibile e concepito per innescare relazioni virtuose tra le persone che lo abitano con uno strumento gestionale in grado di offrire un solido kit di strumenti per chi pianifica, per chi gestisce e per chi utilizza gli spazi.
• Mettere l’esperienza degli occupanti in primo piano nella propria strategia.
• Centralizzare la gestione dei servizi e della manutenzione (headquarter e sedi distaccate).
• Condividere con il facilities services outsourcer il  software di gestione delle manutenzione e dei servizi.
• Integrare la gestione del portfolio immobiliare con l’ERP aziendale ed attivare un sistema di gestione dell’intero ciclo di vita degli asset (dalla loro acquisizione alla loro dismissione).

TRIRIGA è stata selezionata

• Per la completezza del ventaglio funzionale offerto in ambito workplace management. Il Cliente ha considerato il progetto da avviare come il primo step di un progetto di gestione integrata più ampio ed esaustivo.
• Per la presenza di strumenti di gestione dello spazio come il CAD Integrator ed il BIM Integrator in grado di
  • rendere più facile il caricamento massivo di dati spaziali e alfanumerici.
  • permettere a tutti gli utenti la navigabilità delle planimetrie a sistema per un facile accesso ai dati anche nelle web app.
  • utilizzare i dati spaziali in un sistema grafico di what if per facilitare l’attività di programmazione strategica.
• Per la presenza di Web app da offrire ai dipendenti sui dispositivi mobile per la prenotazione degli spazi e per la richiesta di servizi o di interventi manutentivi.
• Per la presenza di strumenti integrati di BI in grado di offrire in real time agli stakeholders e ai decision maker dati sempre aggiornati e attendibili nell’ottica dell’ottimizzazione degli spazi e dell’asset management.

Il Cliente con il progetto di gestione integrata del workplace su base tecnologica IBM TRIRIGA:

• Ha eliminato l’utilizzo di alcuni  sistemi informativi isolati che ostacolavano la capacità di gestire il workplace con dati affidabili e aggiornati
• Ha iniziato a progettare il giusto mix tra spazi individuali e collaborativi
• Registra regolarmente le allocazioni di spazio e la ripartizione dei costi per organizzazione.
• Ha semplificato e ottimizzato la gestione dei traslochi.
• Ha riconfigurato la distribuzione dei desk in modo che nel periodo post pandemico i dipendenti che attuano il lavoro ibrido possano prenotare il proprio posto di lavoro ed il parcheggio in anticipo o al volo utilizzando tutte le opzioni offerte dalla nuova organizzazione degli spazi.
• Ha consentito ai dipendenti che utilizzano le web app del sistema di prenotare le sale riunioni con facilità – attraverso il proprio dispositivo mobile.
• Ha consentito ai dipendenti di prenotare le sale riunione attraverso il client personale di posta elettronica aziendale (Microsoft Outlook).
• Ha condiviso la piattaforma IWMS con il facilities services outsourcer per mantenere comunque il possesso e il controllo sui dati di asset e sevizi.
• Ha avviato l’integrazione tra IBM TRIRIGA e alcuni BMI creando il flusso dati necessario ad automatizzare i workflow gestionali e manutentivi e per monitorare l’occupazione degli spazi.